範本 · AI 導入 · 適合一般員工

員工 AI 日常工作包

選擇職務類型與使用程度，產出 6 個日常任務的現成 prompt、使用時機與送出前要自己確認的重點，用白話說明怎麼開始、哪些資料不能貼、常見錯誤怎麼避免，讓同仁第一天就能用 AI 把工作做快。

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你的職務類型你的名字或部門（選填）你用 AI 的程度公司核准使用的 AI 工具不知道的話，請先問主管或資訊窗口公司是否已有 AI 使用規範

業務 AI 日常工作包

給業務部小陳：6 個每天用得到的 AI 用法

職務類型: 業務
使用程度: 第一次用
使用工具: 公司申請的 AI 工具帳號

一、先看這裡：三個基本原則

AI 寫的是草稿，不是答案。送出前一定要自己看過、改過。
不要把客戶資料、個資、價格成本、考績或薪資貼進未經公司核准的 AI 工具。名字可以改成「A 公司」「王先生」。
說得越清楚，AI 寫得越好。告訴它你是誰、要做什麼、給它背景、說清楚要什麼格式。

你已讀過公司 AI 使用規範，使用時依規範處理資料即可。

二、什麼時候用哪一個

編號	日常任務	使用時機	送出前自己確認
1	寫客戶開發信	要主動聯絡新客戶時	產品功能與承諾不能超出實際
2	整理拜訪紀錄	拜訪客戶回來時	下一步日期與承諾
3	回覆客戶詢價	客戶來信詢問時	價格、交期一定要自己填與確認
4	準備拜訪問題	第一次拜訪客戶前	問題是否適合這位客戶
5	寫業績週報	每週要交週報時	數字要對過系統
6	處理客戶異議	客戶說太貴或還要考慮時	不能承諾做不到的條件

三、現成 prompt（複製後只改〔〕裡的內容）

每一段從【角色】到【要求】是一個完整的 prompt，一次複製一段，貼進 AI 工具後，把〔〕裡的文字換成你這次的內容。

── 1. 寫客戶開發信 ──
【角色】你是資深業務。
【任務】幫我寫一封開發信。
【背景】我們的產品是〔產品〕，客戶產業是〔產業〕，可能的需求是〔需求〕。
【要求】200 字以內，第一段講客戶的問題，不要誇大，用繁體中文，最後列出你不確定、需要我確認的地方。

── 2. 整理拜訪紀錄 ──
【角色】你是業務助理。
【任務】把拜訪筆記整理成拜訪紀錄。
【背景】筆記如下：〔貼上筆記，客戶名稱改成 A 公司〕。
【要求】分成客戶需求、我們的回應、下一步與日期，用繁體中文，最後列出你不確定、需要我確認的地方。

── 3. 回覆客戶詢價 ──
【角色】你是專業業務。
【任務】幫我寫詢價回覆草稿。
【背景】客戶問〔問題〕，我可以提供〔可提供的條件，不要貼成本〕。
【要求】先感謝，再回答，最後約下一步，用繁體中文，最後列出你不確定、需要我確認的地方。

── 4. 準備拜訪問題 ──
【角色】你是顧問型業務。
【任務】幫我準備拜訪時要問的問題。
【背景】客戶是〔產業、規模〕，我想了解〔目的〕。
【要求】列 8 個開放式問題，依重要性排序，用繁體中文，最後列出你不確定、需要我確認的地方。

── 5. 寫業績週報 ──
【角色】你是業務主管的助理。
【任務】把本週重點整理成週報。
【背景】本週重點：〔成交、進行中、遇到的問題〕。
【要求】分成成果、進度、需要支援三段，條列，用繁體中文，最後列出你不確定、需要我確認的地方。

── 6. 處理客戶異議 ──
【角色】你是業務教練。
【任務】幫我想回應客戶異議的說法。
【背景】客戶說〔異議內容〕，我們的優勢是〔優勢〕。
【要求】給三種不同的回應方式，語氣誠懇，用繁體中文，最後列出你不確定、需要我確認的地方。

四、依你的程度，這樣開始

先從「寫公告」「改寫 Email」這種低風險的任務開始。
把下面的 prompt 原封不動貼上，只改〔〕裡的內容。
不滿意就直接跟 AI 說「再短一點」「語氣更正式」，不用重寫。

五、常見錯誤

常見錯誤	會發生什麼	怎麼做比較好
只打一句「幫我寫信」	AI 不知道對象和重點，寫得很空	照上面的 prompt 填好〔〕再送出
直接複製 AI 的回答寄出	可能有錯的日期、數字或多出來的承諾	逐句看過，數字和日期對過原始資料
把整份客戶資料貼上去	可能造成資料外洩	只貼需要的部分，名字與編號改成代號
以為 AI 說的都對	AI 有時會講得很肯定但其實是錯的	規定、法規、價格一定要查原始來源

六、用完之後

好用的 prompt 存起來，下次只改內容。
改了很多才能用的 prompt，想想是哪一段背景沒給清楚，補上後再試。
遇到不確定能不能用 AI 的工作，先問主管。
覺得某個任務很適合用 AI 但上面沒有，可以提給主管或公司的 AI 推動窗口。

複製文字免費；Word 檔保留標題、表格與格式，可直接附在提案裡。輸入內容只存在這台裝置的瀏覽器。

什麼時候用

公司開放使用 AI，但不知道要拿來做什麼
想要現成可以複製的 prompt，不想自己從零想
主管要你帶新同事開始用 AI

這個工具對應劉基欽顧問的「AI 導入」輔導方案。想把單點工具變成公司制度，可以參考 AI 導入輔導方案。

可搭配的 AI 工具：Claude、ChatGPT、Gemini、Microsoft 365 Copilot。產生的內容是起點，送出前請依部門實況調整；不要把機密或個資貼進未經公司核准的 AI 工具。

下一步

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