評估工具 · AI 導入 · 適合企業主、部門主管

AI 工具選型評估矩陣

列出 2–4 個候選 AI 工具，依任務需求、資料安全、操作難易度、系統整合、成本與供應商支援打分數並調整權重，自動排序並產出推薦結論、比較表與每個工具的待確認事項。

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部門名稱主要使用任務寫具體工作，評分時才有共同基準評估人評估日期

候選工具與評分（1–5 分）5 分最好。成本面向分數越高代表越負擔得起

工具名稱	符合任務需求	資料安全與管理功能	操作難易度	與現有系統整合	成本可負擔性	供應商支援

權重：符合任務需求權重不必剛好加總 100，系統會自動換算比例%權重：資料安全與管理功能%權重：操作難易度%權重：與現有系統整合%權重：成本可負擔性%權重：供應商支援%

業務部 AI 工具選型評估報告

評估任務：客戶 Email 回覆、提案初稿與會議紀錄整理

評估人: 業務部經理
評估日期: （請填入）
候選工具數: 3 個
權重最高的面向: 符合任務需求（30%）、資料安全與管理功能（25%）

一、推薦結論

工具 C（3.70 分）與工具 B（3.60 分）差距不到 0.3 分，評分本身無法分出高下。建議兩者都進入 2 週實際試用，用同一批任務比較後再決定。

本次評估以「客戶 Email 回覆、提案初稿與會議紀錄整理」為共同基準，依 6 個面向給分（1–5 分），再乘上部門自訂的權重計算加權分數，滿分為 5 分。權重反映業務部目前最在意的是「符合任務需求」與「資料安全與管理功能」。

二、加權分數排名

排名	工具	加權分數（滿分 5）	最強面向	最弱面向
1	工具 C	3.70	資料安全與管理功能、與現有系統整合	成本可負擔性
2	工具 B	3.60	操作難易度	與現有系統整合
3	工具 A	3.55	符合任務需求、資料安全與管理功能	操作難易度、與現有系統整合、成本可負擔性、供應商支援

三、各面向比較表

評估面向	權重	工具 C	工具 B	工具 A
符合任務需求	30%	3	4	4
資料安全與管理功能	25%	5	3	4
操作難易度	15%	3	5	3
與現有系統整合	10%	5	2	3
成本可負擔性	10%	2	4	3
供應商支援	10%	4	3	3
加權總分	100%	3.70	3.60	3.55

分數 3 分以下的面向，代表需要進一步確認或有使用限制，請對照第五節的待確認事項。

四、評分標準說明

為了讓不同評估人的分數可以比較，建議依下列定義給分。同一個面向若評估人之間差 2 分以上，應討論後再定案。

評估面向	5 分	3 分	1 分
符合任務需求	試做結果幾乎可直接使用	需要中度修改才能使用	無法完成主要任務
資料安全與管理功能	有管理後台、權限控管，資料不用於訓練	部分功能需另行設定或確認	無法確認資料如何處理
操作難易度	同仁不需教學即可上手	需要 1 次教學	需要長期陪伴才能使用
與現有系統整合	可直接連接部門常用系統	需手動匯入匯出	無法與現有系統搭配
成本可負擔性	在部門預算內且有彈性	接近預算上限	明顯超出預算
供應商支援	有中文窗口且回應明確	只有線上文件與表單	找不到支援管道

五、各工具待確認事項

以下依各工具 3 分以下、且權重較高的面向排序。評分若是根據官網說明或試用印象，正式決定前都應取得書面確認。

工具 C｜符合任務需求（3 分）：用部門實際的 3 份工作資料（先去識別化）試做，比較產出是否可直接修改使用；確認是否支援部門常用的檔案格式與中文長文件。
工具 C｜操作難易度（3 分）：請 2 位不熟悉 AI 的同仁試用 30 分鐘，記錄卡關的地方；確認是否有繁體中文介面與教學資源。
工具 C｜成本可負擔性（2 分）：向供應商取得正式報價，確認計價單位（每人、每用量）與最低購買數量；確認試用期、合約年限與中途增減帳號的規則。
工具 B｜資料安全與管理功能（3 分）：向供應商索取資料處理與保存說明，確認輸入內容是否會被用於訓練；確認是否有管理後台、帳號權限控管與使用紀錄；請資訊單位確認是否符合公司資安規定。
工具 B｜與現有系統整合（2 分）：列出部門每天使用的系統（信箱、文件、雲端硬碟），逐一確認能否連接或匯入；確認整合功能是否需要額外方案或資訊單位設定。
工具 B｜供應商支援（3 分）：確認是否有在地或中文客服窗口與回應時間；確認功能更新、停止服務時的通知方式。
工具 A｜操作難易度（3 分）：請 2 位不熟悉 AI 的同仁試用 30 分鐘，記錄卡關的地方；確認是否有繁體中文介面與教學資源。
工具 A｜與現有系統整合（3 分）：列出部門每天使用的系統（信箱、文件、雲端硬碟），逐一確認能否連接或匯入；確認整合功能是否需要額外方案或資訊單位設定。
工具 A｜成本可負擔性（3 分）：向供應商取得正式報價，確認計價單位（每人、每用量）與最低購買數量；確認試用期、合約年限與中途增減帳號的規則。

六、下一步建議

安排工具 C 與工具 B 同步試用 2 週，用相同任務與相同評估人比較。
試用期間記錄每項任務的處理時間與修改幅度，作為採購理由。
請資訊單位確認資料處理與帳號管理方式，費用與方案以供應商正式報價與官方說明為準。
試用期間只處理公開資料或已去識別化的資料，不要把機密或個資貼進尚未經公司核准的 AI 工具。

七、可直接使用的 prompt：整理供應商詢問清單

【角色】你是熟悉企業資訊採購的顧問，協助部門主管評估 AI 工具。
【任務】依照我的評估結果，整理一份要寄給〔工具名稱〕供應商的詢問清單。
【背景】部門要用這個工具處理「客戶 Email 回覆、提案初稿與會議紀錄整理」。目前評分偏低、需要確認的面向是：〔貼上第五節該工具的待確認事項〕。
【要求】用繁體中文、條列 8–12 個具體問題，依「資料安全、功能、費用、支援」分類；每個問題寫成對方可以明確回答的句子，最後附一段禮貌的開頭說明。

複製文字免費；Word 檔保留標題、表格與格式，可直接附在提案裡。輸入內容只存在這台裝置的瀏覽器。

什麼時候用

老闆要你比較幾個 AI 工具後提出採購建議
同仁各自推薦不同工具，需要一致的比較標準
申請工具預算前，資訊或採購單位要求提供評估依據

這個工具對應劉基欽顧問的「AI 導入」輔導方案。想把單點工具變成公司制度，可以參考 AI 導入輔導方案。

可搭配的 AI 工具：Claude、ChatGPT、Gemini、Microsoft 365 Copilot。產生的內容是起點，送出前請依部門實況調整；不要把機密或個資貼進未經公司核准的 AI 工具。

下一步

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