範本 · AI 導入 · 適合一般員工、部門主管

主管 Prompt 產生器

選擇常見的主管任務（週報、客訴回覆、會議摘要、提案草稿、部屬回饋），用角色、任務、背景、輸出格式、限制與語氣五要素組出完整 prompt，附逐項說明、追問 prompt 與品質檢核表。

填入你的部門資訊

目前顯示範例內容，直接修改任一欄位，右側文件會即時更新。

任務類型切換任務類型，下方留空的欄位會自動套用該任務的建議寫法你的部門角色：AI 要扮演誰任務：要 AI 完成什麼背景資料：AI 需要知道的事輸出格式：要長什麼樣子限制：不能做什麼語氣

週報整理 Prompt

業務部｜五要素完整 prompt 與使用說明

任務類型: 週報整理
語氣: 穩重正式
自訂欄位: 全部套用建議寫法

一、完整 prompt（可直接複製）

以下 prompt 依「角色、任務、背景資料、輸出格式、限制與語氣」五要素組成，適用於「週報整理」。〔〕中的文字是變數，貼進 AI 工具前請換成實際內容。

【角色】你是業務部的資深幕僚，擅長把零散的工作紀錄整理成主管一眼看懂的週報。
【任務】依據我提供的本週工作紀錄，整理成一份給上級主管的部門週報。
【背景】〔貼上本週完成事項、進行中事項、遇到的問題與相關數字，數字請標明單位與期間〕
【要求】
1. 輸出格式：分成「本週重點成果、進行中事項、問題與需要的支援、下週計畫」四段，每段 3–5 點，總長度控制在一頁以內。
2. 限制：只使用我提供的資料，不要自行補充或推估數字；資料不足的地方標示〔待確認〕。
3. 語氣：語氣穩重正式，用詞精確，適合呈給主管或對外使用。
4. 使用繁體中文與台灣慣用語。
5. 寫完後，另外列出你不確定、需要我確認的地方。

貼進 AI 工具前，先確認背景資料已經去識別化，而且使用的是公司核准的 AI 工具。

二、逐項說明：為什麼這樣寫

五要素中最常被省略的是「背景資料」與「限制」。少了背景，AI 只能給通用答案；少了限制，AI 容易自行補充內容或過度承諾。寫 prompt 的時間，通常比事後修改 AI 產出的時間短。

要素	目前內容來源	為什麼這樣寫
角色	建議寫法	指定「幕僚」而不是「寫手」，AI 會用彙整與取捨的角度處理資料，而不是把每件事都寫進去。
任務	建議寫法	寫清楚讀者是上級主管，AI 才會把成果放前面、過程放後面。
背景資料	建議寫法	週報品質取決於原始紀錄。要求標明單位與期間，可以避免數字被誤讀。
輸出格式	建議寫法	固定四段結構，每週格式一致，老闆比較容易逐週對照。
限制	建議寫法	週報最常出錯的是 AI 自行補數字。明確禁止並要求標示〔待確認〕，你只要補那幾格。
語氣	穩重正式	同一份內容，語氣不同會影響讀者的接受度。先決定讀者是誰，再選語氣。

三、「週報整理」的建議寫法與範例

範例片段（示意格式，內容請依實際情況撰寫）：本週重點成果：完成 3 家既有客戶的季度回訪，其中 1 家確認追加訂單〔金額待確認〕。問題與需要的支援：新品報價單尚未核定，需要業務經理於週四前確認折扣上限。

週報的讀者是老闆，先寫結果，再寫過程。
要求 AI 把「需要的支援」獨立成一段，週報才有行動價值，不只是流水帳。
數字一律由你提供，AI 只負責整理與排列。

四、可以再追問的 3 個後續 prompt

第一次的產出通常是初稿。用下面的追問，把初稿調整成可以直接使用的版本：

追問 1：把以上週報濃縮成 3 句話，讓我在主管會議上用 30 秒口頭報告。

追問 2：找出這份週報中最可能被老闆追問的 3 個地方，並建議我事先準備哪些資料。

追問 3：把「問題與需要的支援」改寫成具體請求，寫清楚需要誰、做什麼、在什麼時間之前。

五、品質檢核表

AI 產出的是草稿。送出或使用前，請依下表逐項檢查。

檢核項目	怎麼檢查	結果
事實正確	人名、日期、數字、產品名稱逐一對照原始資料	□ 通過　□ 需修正
符合任務目的	回頭看【任務】，確認產出真的回答了你要的事	□ 通過　□ 需修正
格式符合要求	段落、表格、字數是否符合【要求】中的格式	□ 通過　□ 需修正
沒有自行補充內容	找出 prompt 中沒有提供、AI 自己加上去的內容	□ 通過　□ 需修正
數字與原始資料一致	逐一對照原始紀錄，特別是金額、件數與百分比	□ 通過　□ 需修正
每個問題都有下一步	檢查「問題」段落是否都對應到負責人或需要的支援	□ 通過　□ 需修正
語氣適合讀者	以「穩重正式」為標準，請讀者角度的人讀一遍	□ 通過　□ 需修正

六、去識別化提醒

「週報整理」常見的敏感資料：客戶名稱、個別業績金額、人員考核意見。
人名改成職稱或代號，例如「A 客戶」「業務專員甲」。
金額可以改成區間或比例，只要不影響 AI 理解即可。
合約、報價、人事與尚未公開的計畫，不要貼進未經公司核准的 AI 工具。
不確定能不能貼的資料，一律先不貼，詢問主管或資訊窗口。

AI 工具的資料處理方式依帳號類型與設定而不同。請以公司核准的工具與使用規範為準。

複製文字免費；Word 檔保留標題、表格與格式，可直接附在提案裡。輸入內容只存在這台裝置的瀏覽器。

什麼時候用

想用 AI 處理工作，但每次問出來的答案都太空泛
要教部屬怎麼寫 prompt，需要一份有說明的範例
想把常用的 prompt 寫成固定版本，放進部門範本庫

這個工具對應劉基欽顧問的「AI 導入」輔導方案。想把單點工具變成公司制度，可以參考 AI 導入輔導方案。

可搭配的 AI 工具：Claude、ChatGPT、Gemini、Microsoft 365 Copilot。產生的內容是起點，送出前請依部門實況調整；不要把機密或個資貼進未經公司核准的 AI 工具。

下一步

需要有人陪你把計畫落地？

工具幫你把計畫寫出來；要讓團隊真的動起來，還需要對焦目標、排除阻力與追蹤成效。可以預約 30 分鐘免費諮詢。

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