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離職與職務交接清單

填寫職務、主要工作、系統帳號、進行中專案與負責客戶，再輸入交接天數與最後工作日，自動排出四階段交接日程，產出交接清單、交接進度表、帳號移交表與主管簽核欄。

填入你的資訊

目前顯示範例內容，直接修改任一欄位，右側文件會即時更新。

職務名稱交接人（離職或調動者）接手人主管最後工作日填了會自動往回推算每天的日期（跳過週末）交接天數（工作天）天主要工作一行一項系統帳號與權限一行一項

進行中專案與案件

專案或案件	目前進度	下一步與期限	對口窗口

負責的主要客戶一行一項

業務專員（北區）職務交接清單

王小明交接給李小華

主管: 業務部經理
最後工作日: 未填寫
交接天數: 10 個工作天
交接項目: 工作 4、專案 3、客戶 3、帳號 4

一、用途與使用時機

這份清單用來確保王小明離開前，業務專員（北區）的工作、專案、客戶與帳號都完整交給李小華。交接人與接手人每天下班前一起更新進度，主管每週確認一次。

交接共 10 個工作天，分成四個階段。重點是讓接手人「自己做過一次」，而不是只聽過說明。

二、交接日程

階段	內容	日程	要做的事
1	交接說明與文件整理	第 1 天至第 2 天	離職者說明職務全貌，整理工作清單、文件位置與進行中事項
2	陪同作業（離職者做、接手人看）	第 3 天至第 5 天	接手人跟著離職者實際處理日常工作，記下步驟與問題
3	反向陪同（接手人做、離職者看）	第 6 天至第 8 天	由接手人親自處理，離職者在旁確認與補充
4	帳號移交與最終確認	第 9 天至第 10 天	移交系統權限、告知客戶與廠商窗口變更、主管簽核交接清單

三、交接清單

類別	項目	交接方式與時間	完成
主要工作	北區客戶訂單處理與追蹤	陪同從第 3 天開始	□
主要工作	每月客戶拜訪與報價	陪同從第 4 天開始	□
主要工作	業績週報填寫	陪同從第 6 天開始	□
主要工作	新品樣品寄送與回饋整理	陪同從第 7 天開始	□
進行中專案	A 客戶年度合約續約	已報價，等待回覆；11/30 前追蹤回覆	□
進行中專案	B 客戶新品試用	樣品已寄出；下週收集試用意見	□
進行中專案	北區經銷商年終促銷	方案草擬中；12/5 前送主管核准	□
客戶與窗口	A 客戶（大型連鎖）	第 9 天前由王小明陪同告知窗口變更	□
客戶與窗口	B 客戶（食品加工廠）	第 9 天前由王小明陪同告知窗口變更	□
客戶與窗口	C 客戶（區域經銷商）	第 9 天前由王小明陪同告知窗口變更	□
系統帳號	ERP 訂單模組	第 10 天前完成權限移轉或停用	□
系統帳號	CRM 客戶管理系統	第 10 天前完成權限移轉或停用	□
系統帳號	公司信箱與共用信箱	第 10 天前完成權限移轉或停用	□
系統帳號	共用雲端硬碟業務資料夾	第 10 天前完成權限移轉或停用	□

四、進行中專案交接表

專案或案件	目前進度	下一步與期限	對口窗口	接手人確認
A 客戶年度合約續約	已報價，等待回覆	11/30 前追蹤回覆	A 客戶採購主任	□
B 客戶新品試用	樣品已寄出	下週收集試用意見	B 客戶研發窗口	□
北區經銷商年終促銷	方案草擬中	12/5 前送主管核准	行銷部同事	□

五、交接進度表（每天更新）

日期	今天交接的內容	接手人是否已能獨立處理	還有疑問的地方
第 1 天	〔填寫〕	□ 可以　□ 還不行	〔填寫〕
第 2 天	〔填寫〕	□ 可以　□ 還不行	〔填寫〕
第 3 天	〔填寫〕	□ 可以　□ 還不行	〔填寫〕
第 4 天	〔填寫〕	□ 可以　□ 還不行	〔填寫〕
第 5 天	〔填寫〕	□ 可以　□ 還不行	〔填寫〕
第 6 天	〔填寫〕	□ 可以　□ 還不行	〔填寫〕
第 7 天	〔填寫〕	□ 可以　□ 還不行	〔填寫〕
第 8 天	〔填寫〕	□ 可以　□ 還不行	〔填寫〕
第 9 天	〔填寫〕	□ 可以　□ 還不行	〔填寫〕
第 10 天	〔填寫〕	□ 可以　□ 還不行	〔填寫〕

六、帳號與資料移交注意事項

帳號密碼不要寫在交接文件或通訊軟體裡，一律透過資訊單位重設或移轉權限。
個人電腦與個人雲端中的工作檔案，要移到公司共用資料夾，並依檔名規範命名。
客戶聯絡資料以公司系統為準，不要另外帶走或保留副本。
最後工作日當天，由主管確認所有帳號已移轉或停用。

七、常見錯誤

只交接「每天會做的事」，忘了每月、每季或每年才做一次的工作。
客戶只收到一封通知信，沒有由交接人陪同介紹接手人。
交接文件寫完就結束，接手人沒有實際操作過。

八、請 AI 協助整理交接說明的 prompt

【角色】你是協助同事做好職務交接的工作助理。
【任務】根據我提供的工作內容，整理一份給接手人看的「業務專員（北區）」交接說明。
【背景】主要工作：北區客戶訂單處理與追蹤、每月客戶拜訪與報價、業績週報填寫、新品樣品寄送與回饋整理。每項工作的做法與注意事項：〔用自己的話描述，不要貼客戶個資、價格或帳號密碼〕
【要求】用繁體中文、白話寫；每項工作列出「多久做一次、怎麼做、要注意什麼、遇到問題找誰」；最後提醒我可能漏掉的每月、每季或每年工作。

請使用公司核准的 AI 工具，AI 整理的說明只是草稿，交接人與主管要確認內容正確。

九、交接簽核

交接人：王小明　簽名：＿＿＿＿＿＿　日期：＿＿＿＿

接手人：李小華　簽名：＿＿＿＿＿＿　日期：＿＿＿＿

主管：業務部經理　簽名：＿＿＿＿＿＿　日期：＿＿＿＿

離職相關的工資結算、特休與證明文件等事項，實際制度請依公司規章與勞動法規，必要時諮詢專業人士。

複製文字免費；Word 檔保留標題、表格與格式，可直接附在提案裡。輸入內容只存在這台裝置的瀏覽器。

什麼時候用

同事提出離職，只剩兩三週可以交接
職務調動或輪調，需要把工作完整交給另一個人
主管想統一部門的交接方式，避免人走了才發現漏東西

這個工具對應劉基欽顧問的「知識管理與經驗傳承」輔導方案。想把單點工具變成公司制度，可以參考知識管理與經驗傳承輔導方案。

可搭配的 AI 工具：Claude、ChatGPT、Gemini、Microsoft 365 Copilot。產生的內容是起點，送出前請依部門實況調整；不要把機密或個資貼進未經公司核准的 AI 工具。

下一步

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