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企業知識庫建置計畫

選擇公司規模與現有文件工具，填入知識分類與試行部門，自動產出企業知識庫建置計畫，依診斷、設計、導入、固化四階段排出時程，包含分類與權限表、上傳審核流程、AI 問答助手規劃、文件管理員制度、角色分工、KPI、產出物、風險對策與知識更新機制。

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公司名稱計畫負責人公司規模現有文件工具試行部門知識分類一行一項需要限制存取的資料一行一項預計開始日期

某食品通路商企業知識庫建置計畫

規模 30–100 人｜現有工具：Google Workspace

計畫負責人: 管理部經理
試行部門: 物流部
總時程: 16 週
文件存放位置: Google 雲端硬碟的共用雲端硬碟

一、目標與範圍

本計畫在 16 週內，把某食品通路商分散在個人電腦、通訊軟體與紙本中的工作知識，集中到Google 雲端硬碟的共用雲端硬碟，並建置員工可以用自然語言提問的 AI 問答助手。

範圍：先選 1 個試行部門，驗證後再擴大。第一批納入的知識分類為 6 類；人事與薪資、客戶合約與報價、財務報表不納入 AI 問答範圍。

計畫分為診斷、設計、導入、固化四個階段。原則是「先整理、再上傳、最後才接 AI」，文件本身混亂時，AI 問答助手只會更快地給出錯誤答案；上線後還要靠文件管理員制度與知識更新機制固化，知識庫才不會半年後又變亂。

二、知識分類與權限

知識分類	可檢視	維護人	AI 問答助手
公司制度與規章	全員可檢視	文件窗口	納入
標準作業程序（SOP）	全員可檢視	文件窗口	納入
產品與服務資訊	全員可檢視	文件窗口	納入
常見問題（FAQ）	全員可檢視	文件窗口	納入
表單與範本	全員可檢視	文件窗口	納入
專案經驗與結案報告	專案成員與主管	專案負責人	去識別化後納入
人事與薪資	指定人員	權責主管	不納入
客戶合約與報價	指定人員	權責主管	不納入
財務報表	指定人員	權責主管	不納入

權限設定方式：以共用雲端硬碟與群組設定權限，部門層用部門群組，公司層設為全員可檢視。

三、四階段時程：診斷 → 設計 → 導入 → 固化

階段	期間	主要工作	產出
1. 診斷	第 1–3 週	盤點各部門最常被問的文件與關鍵知識；找出只有一人會做的單一人力依賴工作；評估知識流失風險	知識風險地圖、文件盤點清單
2. 設計	第 4–8 週	訂定文件架構與資料夾層級、六欄位檔名規範、權限原則；設計知識萃取訪談大綱；設定 AI 依規範自動建議檔名與分類	資料夾架構圖與檔名規範、權限表、知識萃取訪談大綱
3. 導入	第 9–12 週	對資深員工進行知識萃取訪談並轉成 SOP；物流部依規範整理文件並上傳，舊版移到封存區；企業知識庫與 AI 問答助手上線試行	知識萃取紀錄、SOP、第一批知識文件、試用紀錄
4. 固化	第 13–16 週	建立文件管理員制度與知識更新機制；定期分析問答紀錄、補強知識缺口；其他部門依同樣流程擴大導入；公布知識管理辦法	知識管理辦法、問答紀錄分析報告、擴大導入時程

固化階段是最常被省略、也最關鍵的一段。沒有人負責維護與更新，知識庫上線半年後就會再度過時。

四、文件上傳與審核流程

撰寫人依檔名規範命名，狀態標為「審核中」，放到部門的待審資料夾。
部門文件窗口檢查格式、是否有個資或機密、是否與既有文件重複。
權責主管確認內容正確後，狀態改為「定稿」，移到正式資料夾。
同一主題的舊版文件，同時移到封存區，避免 AI 問答助手讀到舊內容。
每份文件在開頭註明負責人與最後更新日期。

五、AI 問答助手規劃

建議做法：使用公司帳號啟用的 Google 生成式 AI 功能，或另外評估可連接雲端硬碟的 AI 問答工具。導入前請資訊窗口確認資料存放位置、帳號權限與是否會被用於模型訓練等設定。

AI 問答助手的回答必須附上來源文件名稱，讓員工可以點回原文確認。答不出來時，應引導員工找對應的文件窗口，而不是自行猜測。

項目	規劃內容
資料來源	只連接狀態為「定稿」的正式資料夾
使用對象	導入階段為物流部，固化階段擴大到全公司
回答規則	附上來源文件；沒有依據時回答「查無資料」並提供窗口
錯誤回報	員工可回報答錯的問題，由文件窗口每週處理
問答紀錄分析	文件管理員每月整理答不出或答錯的問題，找出缺少的知識，交由權責部門補寫文件

六、角色分工

計畫負責人（管理部經理）：決定範圍與優先順序，每階段檢核並向經營團隊報告。
文件窗口：每個部門 1 位文件窗口，加上 1 位文件管理員，負責部門文件的整理、審核與每月維護。
文件管理員：維護資料夾架構與檔名規範，追蹤文件更新期限，每月分析問答紀錄並把知識缺口分派給權責部門，負責知識管理辦法的修訂。
資訊窗口：設定平台權限、AI 工具的資料安全設定與帳號管理。
各部門主管：確認部門文件內容正確，指派同仁配合整理。

七、成效指標（KPI）

指標	定義	建議起始值
正式文件數	狀態為定稿、已上傳的文件數	第二階段完成時達到盤點清單的 60%
AI 回答正確率	抽查的回答中，內容正確且有附來源的比例	試行期 80% 以上
找文件時間	員工自評找到所需文件的平均時間	較導入前縮短
文件過期比例	超過一年未更新的文件比例	逐季下降
問答助手答不出的問題數	每月問答紀錄中回答「查無資料」或被回報答錯的問題數	以上線第一個月為基準，逐月下降
知識缺口補強數	由問答紀錄分析出的缺口中，已補寫成正式文件的件數	每月至少補強前 5 大缺口

以上是建議起始值，試行後依實際狀況校正。

八、產出物清單

階段	產出物
診斷	知識風險地圖、文件盤點清單
設計	資料夾架構圖與檔名規範、權限表、知識萃取訪談大綱
導入	知識萃取紀錄、SOP、企業知識庫（第一批正式文件）、AI 問答助手試用紀錄
固化	知識管理辦法（含文件管理員職責、文件更新期限、問答紀錄分析流程）、知識問答助手正式上線、擴大導入時程

九、風險與對策

風險	對策
文件太亂，AI 答錯	先整理再上傳；只連接定稿資料夾
敏感資料被所有人查到	人事與薪資、客戶合約與報價、財務報表不納入；上傳前由文件窗口檢查
上線後沒人維護	建立文件管理員制度；每份文件都有負責人與更新期限，寫入知識管理辦法
員工不習慣使用	在部門會議示範；把最常被問的問題放到首頁

十、固化：文件管理員制度與知識更新機制

每月：文件窗口處理答錯回報、檢查新上傳文件的命名與狀態。
每月：文件管理員分析問答紀錄，列出答不出或答錯次數最多的問題，判斷是缺文件、文件過時還是分類不清，指派權責部門補強知識缺口。
每季：文件管理員向計畫負責人報告問答助手答不出的問題數趨勢與缺口補強進度。
每季：檢視一年以上未更新的文件，確認仍有效或移到封存區。
人員異動時：離職或調職人員負責的文件，在交接清單中指定新負責人；屬於單一人力依賴的工作，先安排知識萃取再交接。
每年：檢討並修訂知識管理辦法，確認文件架構、檔名規範與權限仍符合組織現況。

十一、整理文件用的 prompt

【角色】你是協助企業建置知識庫的文件整理顧問。
【任務】協助我把下面這份文件整理成適合放進知識庫、也方便 AI 問答助手讀取的格式。
【背景】公司：某食品通路商；文件分類：〔例如：公司制度與規章〕；文件內容：〔貼上文件內容，先移除個資、客戶資料與薪資〕
【要求】用繁體中文，保留原本的規定與數字；加上標題、適用範圍、負責人與更新日期欄位；把內容拆成清楚的小節與條列；列出內容中可能已經過時或互相矛盾、需要確認的地方；最後依公司的六欄位檔名規範〔貼上規範〕建議檔名與知識分類。

請使用公司核准的 AI 工具；AI 整理的文件只是草稿，需由權責主管確認後才能定稿。

複製文字免費；Word 檔保留標題、表格與格式，可直接附在提案裡。輸入內容只存在這台裝置的瀏覽器。

什麼時候用

員工每天花很多時間找文件或問同事
想建置員工隨時可查的 AI 問答助手，但文件還很亂
老闆要求提出知識管理計畫與時程

這個工具對應劉基欽顧問的「知識管理與經驗傳承」輔導方案。想把單點工具變成公司制度，可以參考知識管理與經驗傳承輔導方案。

可搭配的 AI 工具：Claude、ChatGPT、Gemini、Microsoft 365 Copilot。產生的內容是起點，送出前請依部門實況調整；不要把機密或個資貼進未經公司核准的 AI 工具。

下一步

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