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知識流失風險地圖

逐項填入關鍵工作、會做的人數、文件完整度、對營運的影響與負責人預計離職或退休時間，自動計算知識流失風險分數並排序，標出單一人力依賴的工作、最急要萃取的前三項與對應做法，並排出知識萃取與固化的下一步。

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公司名稱評估人評估日期

關鍵工作清單影響程度：1 = 停擺一週也沒關係，5 = 停擺一天就影響出貨或客戶

關鍵工作	主要負責人	會做的人數	是否有文件	影響（1–5）	預計離職或退休

每月可投入知識萃取的時間

某五金製造廠知識流失風險地圖

這個人明天離職，哪些事立刻沒人會做

評估人: 總經理
評估日期: 未填寫
評估工作數: 6 項
單一人力依賴: 3 項
風險分布: 立即萃取 2、3 個月內規劃 2、定期維護 2

一、評估結果摘要

本次盤點 6 項關鍵工作，其中 3 項屬於「單一人力依賴」（只有一人或沒有人會做），2 項風險分數達「立即萃取」等級。

最急要萃取的知識：「模具調機與試模參數判斷」（生產課陳師傅，95 分）、「設備異常排除」（設備課林師傅，77 分）、「主要客戶報價與議價」（業務經理，68 分）。

單一人力依賴的工作：「模具調機與試模參數判斷」、「設備異常排除」、「主要客戶報價與議價」。這些工作只要負責人請假或離職就會停擺，是知識萃取的優先對象。

依你填寫的可投入時間，建議每月完成 2 項知識萃取，前三項約需 2 個月。

二、計算公式

風險分數滿分 100 分，由四個分項相加，分數越高越急。會做的人數只有 1 人或 0 人的工作，標為「單一人力依賴」：

70 分以上：立即萃取。
45–69 分：3 個月內規劃。
44 分以下：定期維護。
同分時，影響程度高者排前面。

分項	配分	計算方式
人數分	5–35	0 人會 35 分、1 人 30 分、2 人 15 分、3 人以上 5 分
文件分	0–25	沒有文件 25 分、部分或過時 12 分、完整且最新 0 分
影響分	4–20	影響程度（1–5）× 4
時間分	0–20	6 個月內離開 20 分、6–12 個月 12 分、1–3 年 6 分、沒有計畫 0 分

配分與門檻是建議起始值，第一次盤點後可依公司實際狀況校正。

三、風險排序總表

排名	關鍵工作	負責人	會做人數	人力依賴	文件	影響	預計離開	風險分數	等級
1	模具調機與試模參數判斷	生產課陳師傅	1	單一人力依賴	沒有文件	5	6 個月內	95	立即萃取
2	設備異常排除	設備課林師傅	1	單一人力依賴	沒有文件	4	1–3 年	77	立即萃取
3	主要客戶報價與議價	業務經理	1	單一人力依賴	部分或過時	5	1–3 年	68	3 個月內規劃
4	ERP 月底結帳與成本計算	會計主任	2	—	部分或過時	4	6–12 個月	55	3 個月內規劃
5	進料檢驗與允收判定	品管組長	2	—	完整且最新	4	沒有計畫	31	定期維護
6	出貨排程與物流聯繫	生管專員	3	—	完整且最新	3	沒有計畫	17	定期維護

四、分項得分明細

關鍵工作	人數分	文件分	影響分	時間分	總分
模具調機與試模參數判斷	30	25	20	20	95
設備異常排除	30	25	16	6	77
主要客戶報價與議價	30	12	20	6	68
ERP 月底結帳與成本計算	15	12	16	12	55
進料檢驗與允收判定	15	0	16	0	31
出貨排程與物流聯繫	5	0	12	0	17

五、最急要萃取的知識與做法

萃取的順序建議是：先找接手人、再訪談、最後由接手人照著 SOP 實際做一次。只有寫成文件但沒有人實作驗證，風險並沒有真正降低。

優先順序	關鍵工作	等級	建議做法
1	模具調機與試模參數判斷	立即萃取	生產課陳師傅預計 6 個月內離開，本月就安排結構化訪談，並指定接手人跟做
2	設備異常排除	立即萃取	屬於單一人力依賴，先安排第二人跟做，同時用訪談把步驟與判斷萃取成 SOP
3	主要客戶報價與議價	3 個月內規劃	培養第二位或第三位會做的人，排入師徒制或輪調

六、請 AI 協助規劃萃取訪談的 prompt

【角色】你是協助中小企業做知識管理與經驗傳承的顧問。
【任務】針對「模具調機與試模參數判斷」設計一份知識萃取訪談大綱。
【背景】這項工作目前由〔負責人職稱〕負責，會做的人數 1 人，文件狀態：沒有文件。工作內容簡述：〔用 3–5 句描述，不要寫入客戶名稱或個資〕
【要求】用繁體中文列出 10 至 15 個訪談問題，分成「作業步驟」「判斷依據」「常見異常」「經驗訣竅」四類；最後列出訪談後要產出的文件清單。

七、使用提醒

預計離職或退休時間屬於敏感資訊，地圖只限經營團隊閱讀，不要公開張貼。
盤點時以「工作」為單位，不是以「人」為單位，避免讓同仁覺得被評價。
把訪談內容交給 AI 整理前，先移除客戶資料、個資與薪資內容，並使用公司核准的 AI 工具；AI 整理結果只是草稿，需由負責人確認。
建議每半年重新盤點一次，有人提出離職或組織調整時立即更新。

八、下一步：知識萃取與固化

風險地圖是診斷的產出，真正降低風險要靠後續的萃取與固化。建議依下列順序進行，前一步完成再進下一步：

順序	步驟	做法	產出
1	知識萃取訪談	從「模具調機與試模參數判斷」開始，指定接手人一起參與，依「作業步驟、判斷依據、常見異常、經驗訣竅」訪談資深同仁	知識萃取紀錄
2	轉成 SOP	把訪談內容整理成 SOP，由接手人照著實際做一次，修正到可以獨立完成	經實作驗證的 SOP
3	放進企業知識庫	依資料夾架構與檔名規範上傳定稿版本，再接上知識問答助手，讓同仁可以直接查詢	企業知識庫、知識問答助手
4	建立文件管理員制度	指定文件管理員負責更新期限與問答紀錄分析，定期補強知識缺口，並寫入知識管理辦法	知識管理辦法

完成前兩步後，「會做的人數」應由 1 人增加到 2 人以上，下次盤點時這些工作就不再是單一人力依賴。可以接著用企業知識庫建置計畫規劃第 3、4 步。

複製文字免費；Word 檔保留標題、表格與格式，可直接附在提案裡。輸入內容只存在這台裝置的瀏覽器。

什麼時候用

資深員工即將退休，不知道該先留下哪些經驗
公司很多事「只有某個人會」，想先盤點風險有多大
要啟動知識管理或師徒制，需要決定先從哪裡開始

這個工具對應劉基欽顧問的「知識管理與經驗傳承」輔導方案。想把單點工具變成公司制度，可以參考知識管理與經驗傳承輔導方案。

可搭配的 AI 工具：Claude、ChatGPT、Gemini、Microsoft 365 Copilot。產生的內容是起點，送出前請依部門實況調整；不要把機密或個資貼進未經公司核准的 AI 工具。

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