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SOP 文件品質快篩表

列出部門現有 SOP，依格式完整、步驟清楚、權責明確、版本管理、表單對應與現場一致六項打勾，依權重算出每份分數並分成可用、需修訂、需重寫三級，找出共通弱點與深入診斷的優先順序。

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盤點範圍（部門）盤點人盤點日期

SOP 清單每一欄只要判斷「是」或「否」，有疑慮就選否

SOP 名稱	負責單位	格式完整	步驟清楚	權責明確	版本管理	表單紀錄對應	與現場一致

診斷後的下一步

製造部 SOP 文件品質快篩結果

漏斗式盤點第一層：先分級，再決定深入診斷的順序

盤點人: 製造部經理
盤點日期: 未填寫
盤點份數: 6 份
平均分數: 55 分

一、快篩結果摘要

本次共快篩 6 份 SOP，平均 55 分。可用 1 份、需修訂 2 份、需重寫 3 份。

最常缺漏的項目是「權責明確」（4 份）、「版本管理」（3 份），代表這是部門共通的問題，建議統一處理，例如先訂出共用範本，而不是每份各自修補。

二、評估項目與權重

每份分數＝判斷為「是」的項目權重加總，滿分 100 分。
80 分以上：可用；50–79 分：需修訂；未滿 50 分：需重寫。
「步驟清楚」與「與現場一致」都為否時，不論分數一律判為需重寫。

項目	權重	判斷標準
格式完整	15 分	有目的、範圍、名詞定義、參考文件等固定欄位
步驟清楚	25 分	步驟依順序、一步一動作，新人照著做得出來
權責明確	20 分	每個步驟寫明由哪個職務負責、誰核准
版本管理	15 分	有版次、制定與修訂日期、修訂紀錄與核准人
表單紀錄對應	15 分	提到的表單、紀錄都有編號且找得到
與現場一致	10 分	實際作法與文件寫的一致，沒有「文件一套、現場一套」

權重與門檻是建議起始值，可依部門文件特性校正，例如高風險作業可以提高「權責明確」的權重。

三、逐份快篩結果（分數由低到高）

SOP 名稱	負責單位	分數	分級	缺漏項目	判斷理由
交接班作業	製造	10	需重寫	格式完整、步驟清楚、權責明確、版本管理、表單紀錄對應	多數基本要素缺漏
原料領用作業	倉庫	35	需重寫	格式完整、權責明確、版本管理、表單紀錄對應	多數基本要素缺漏
不良品處理流程	品保	45	需重寫	步驟清楚、權責明確、與現場一致	步驟不清楚且與現場不一致，修補不如依現況重寫
模具保養作業	製造	65	需修訂	權責明確、表單紀錄對應	主要缺「權責明確、表單紀錄對應」
首件檢驗作業	品保	75	需修訂	版本管理、與現場一致	主要缺「版本管理、與現場一致」
射出成型機開機作業	製造	100	可用	無	六項都符合

四、共通弱點統計

項目	缺漏份數	佔比	建議處理方式
權責明確	4	67%	每步驟補上負責職務，交棒處寫清楚
版本管理	3	50%	建立文件版次與修訂紀錄規則
表單紀錄對應	3	50%	建立表單編號總表並逐份對照
格式完整	2	33%	套用部門統一範本
步驟清楚	2	33%	改成一步一動作，加上判斷條件
與現場一致	2	33%	安排現場走查，以實際作法為準修訂

五、深入診斷優先順序

快篩只是第一層漏斗。分數偏低的文件，下一步逐份交給 AI 做深入診斷：檢查步驟斷點、權責缺口、與其他流程的文件參照是否一致，再由文件負責人確認修訂。

1. 交接班作業（10 分，需重寫）：多數基本要素缺漏。
2. 原料領用作業（35 分，需重寫）：多數基本要素缺漏。
3. 不良品處理流程（45 分，需重寫）：步驟不清楚且與現場不一致，修補不如依現況重寫。

六、深入診斷用的 prompt

針對優先順序中的文件，可以逐份交給公司核准的 AI 工具做深入診斷。貼上前請移除客戶名稱、配方、參數等機密內容。

【角色】你是熟悉文件管理與作業標準化的 SOP 診斷顧問。
【任務】深入診斷這份 SOP「〔SOP 名稱，例如：交接班作業〕」的品質，找出步驟斷點與權責缺口。
【背景】快篩結果缺漏的項目是〔格式完整、步驟清楚、權責明確、版本管理、表單紀錄對應〕。文件內容如下：〔貼上 SOP 全文，移除機密參數〕
【要求】1. 逐步檢查：是否一步一動作、是否有判斷條件、是否寫明負責職務；2. 列出文件中提到但沒有定義的表單、名詞或其他流程；3. 列出與上下游流程交棒時可能漏接的地方；4. 用表格呈現「問題、所在段落、建議修改方式」；5. 不確定的地方標示「需現場確認」，不要自行補寫作業參數。

AI 的診斷只是草稿。文件修訂、核准與發行依公司文件管理程序辦理，最終內容由文件負責人確認。

七、快篩注意事項

快篩要快，每份 3–5 分鐘，有疑慮就選「否」，留到深入診斷再確認。
「與現場一致」一定要到現場看或問實際操作的人，不能只看文件判斷。
建議由文件負責人以外的人快篩，比較容易看出問題。
修訂後重新快篩一次，記錄前後分數，作為改善成果。

複製文字免費；Word 檔保留標題、表格與格式，可直接附在提案裡。輸入內容只存在這台裝置的瀏覽器。

什麼時候用

部門 SOP 很多份，但不知道哪些還能用
準備稽核或客戶審查前，想先快速盤點文件品質
要用 AI 協助修訂 SOP，需要先決定從哪幾份開始

這個工具對應劉基欽顧問的「流程改善與創新」輔導方案。想把單點工具變成公司制度，可以參考流程改善與創新輔導方案。

可搭配的 AI 工具：Claude、ChatGPT、Gemini、Microsoft 365 Copilot。產生的內容是起點，送出前請依部門實況調整；不要把機密或個資貼進未經公司核准的 AI 工具。

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